Kaikki oppilasta koskevat merkinnät näkyvät luokanopettajalle/-valvojalle, koulun rehtorille sekä oppilashuoltoryhmän moniammatillisille toimijoille: erityisopettajalle, koulupsykologille, koulukuraattorille, kouluterveydenhoitajalle sekä yläkoulussa oppilaanohjaajalle.

Oppilaan poissaolomerkinnät näkyvät kaikille koulun opettajille. Poissaolojen lisätiedot sekä oppilaan tukitoimet näkyvät huoltajan lisäksi tiedon kirjoittajalle.

Oppilaan pedagogisen arvion, oppimissuunnitelman, pedagogisen selvityksen ja HOJKSin näkee ko. oppilasta opettavat opettajat. Jos asiakirjaan on merkitty, ettei se näy muille opettajille, sen näkevät vain asiakirjan laatimiseen osallistuneet opettajat ja muut vastuuhenkilöt.

Mikäli huoltaja haluaa lähettää viestin Wilman kautta vain tietyille vastaanottajille, tulee hänen silloin käyttää pikaviestitoimintoa ja valita vastaanottajaksi haluamansa henkilöt. Pikaviestit eivät näy muille henkilöille.